Pesan dalam Etika Berkorespondensi 0

Menyinggung soal etika, di mana pun kita berada kita terikat dengan etika. Bahkan dalam berkomunikasi sehari-sehari pun etika tidak dapat kita lepaskan, baik dalam komunikasi lisan maupun tertulis.

Kedua bentuk komunikasi ini pastinya sangat akrab dalam kegiatan kerja kita. Tidak jarang hingga kini saya masih mendapatkan pertanyaan, “Apakah saya wajib datang ke undangan itu?”; “Perlukah saya mengkonfirmasikan kehadiran/ketidakhadiran saya?” Atau pernyataan, “Saya tidak wajib memberikan penjelasan, karena saya hanya di cc kan.” Atau bagaimana seharusnya respon kita ketika menerima pesan dari xcomm maupun email sebagai seseorang yang memang ditujukan khusus? Kalau Bapak dan Ibu masih ingat, kita juga pernah mengkampanyekan ODSE (One Day Service Excellent). Sudahkah kita menjalankannya?

Rasanya sudah begitu banyak hal kita abaikan dan terlupakan begitu saja hingga sebuah kampanye berlalu tanpa diikuti perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan membawa perubahan pada budaya kerja yang lebih kondusif. Tanpa mengabaikan fungsi evaluasi dalam sebuah kegiatan kampanye tentunya, yang menjadi concern saya adalah kemauan kita untuk berubah. Untuk memperbaiki kekurangan yang kita miliki. Sudahkah kita peduli?

Dan tahukah Bapak/Ibu maksud dan perbedaan dari penggunaan kata: kepada (to), cc, atau fyi dan implikasi ya terhadap kewajiban masing-masing dalam surat-menyurat?

Kepada (to)
Khusus undangan, baik undangan rapat atau pelatihan, maka To: (kepada) ini adalah orang-orang yang diwajibkan untuk hadir dalam rapat atau pelatihan tersebut. Jika orang yang dituju itu berhalangan, maka ia wajib membalas dan menginformasikan kendalanya. Hal ini sangat membantu pihak penyelenggara dalam melakukan persiapan, misalnya persiapan akomodasi yang terkait langsung dengan jumlah peserta.

Sebagai orang yang dituju, maka Bapak/ Ibu wajib untuk segera menjawab atau Sekilas Pesan HRD Etika Berkorespondensi mengkonfirmasikan. Lakukanlah sesegera mungkin. Gunakan
prinsip ODSE. Walaupun si penerima pesan dalam kondisi belum siap dengan jawaban/solusi pasti, dengan reply berarti kita sudah membaca dan akan menindaklanjuti.

CC (Carbon Copy)
Mereka yang tercantum sebagai CC artinya, orang-orang yang perlu mengetahui. Si penerima pesan ini tidak wajib menjawab, kecuali ada hal yang dirasa penting. CC ini bisa juga ditujukan kepada sesama kolega ataupun bawahan, dengan asumsi informasi ini layak dibaca olehnya karena terkait dengan pekerjaannya. CC juga bisa ditujukan kepada satu level di atas penerima pesan sebagai informasi sekaligus permohonan ijin untuk tugas yang diberikan kepada bawahannya.

FYI (For Your Information)
Nama-nama yang tercantum dalam kolom ini tidak wajib memberikan jawaban atau tanggapan dan tidak wajib untuk hadir dalam undangan yang dikirimkan.

Sebagai penerima pesan mereka merupakan para atasan/pimpinan yang levelnya sudah lebih dari satu tingkat di atas penerima pesan, misalnya level kepala pabrik, kepala divisi hingga top manajemen yang umumnya masuk dalam kolom ini.

Lalu, bagaimana seharusnya kita berkomunikasi? Media komunikasi apa pun yang kita gunakan, prinsipnya adalah tidak mengesampingkan etika dan sopan-santun. Bagaimana kita mengawali dan mengakhiri pesan yang kita sampaikan juga menjadi perhatian penting selain pesan utama itu sendiri. Salam dan kata terima kasih menjadi ucapan pembuka dan penutup pesan yang sebaiknya jangan ditinggalkan. Selain itu prinsip dan kaidah berbahasa yang baik dan benar juga perlu diperhatikan, antara lain:
1. Gunakan besar font yang sesuai.
Tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil.
2. Gunakan huruf kecil.
Penggunaan huruf kapital hanya sesuai kaidah berbahasa dan hindari penggunakan huruf kapital semuanya.
3. Hindari penggunaan tanda seru (!)
yang artinya menghardik. Dan jangan lupa menuliskan subject (perihal) pesan Bapak/Ibu. Pilihlah kata-kata singkat yang bisa membuat penerima pesan langsung mengerti perihal apa yang ada di dalam pesan tersebut.

Siapa yang pantas mengundang? Ketika kita ingin mengundang seseorang, apakah itu undangan rapat atau undangan kegiatan resmi lainnya, siapakah yang pantas mengundang?

Sebagai pimpinan bisa jadi Bapak/Ibu begitu sibuk hingga tidak sempat membuat sendiri undangan. Bisa jadi Bapak/ Ibu memiliki staf atau sekretaris yang biasa melakukan tugas-tugas klerikal untuk Bapak/Ibu. Namun, apakah mereka pantas mengundang para pimpinan dari fungsi lain (cross function)? Jawabannya, adalah tidak.

Undangan boleh saja dibuat dan distribusikan oleh staf Bapak/Ibu. Tetapi, sepantasnya level pengundang minimal sama dengan level yang diundang. Karenanya, Bapak/Ibu lah yang seharusnya menandatangani setiap undangan tersebut dan bukan staf atau sekretaris Bapak/Ibu. Apabila tidak memungkinkan menanda tangani undangan tersebut, maka staf atau sekretaris Bapak/Ibu harus menuliskan nama Bapak/Ibu di undangan tersebut sebagai pengundang. Jadi, yang mengundang bukanlah staf atau sekretaris tersebut. Demikian pesan dari Bapak Handi Hidayat semoga menjadi perhatian kita dimasa mendatang.